En esta ocasión hablaremos sobre un tema de gran relevancia denominado “Planeación estratégica del Departamento de Comercio Exterior”, y de igual forma, buscaremos reforzar la actitud profesional que debemos adoptar para desarrollar y administrar un departamento de comercio exterior exitoso y orientado al cumplimiento legal. El contenido del tema lo dividimos en los siguientes puntos: 1) Los objetivos de la planeación estratégica, 2) El estado y condiciones del autodiagnóstico, 3) Las áreas sensitivas de la operación, 4) Las acciones clave y, 5) Las conclusiones.

1-Los objetivos de la planeación estratégica son dos:

  1. Administrar todos los esfuerzos individuales y de grupo, para cumplir puntualmente, con la base legal que regula al comercio exterior mexicano.
  2. Corregir y aprender de los errores cometidos en el pasado, asumiendo un firme compromiso moral con la empresa, para llevar a cabo nuestras actividades con un nivel de profesionalismo que trascienda en la organización.
  • El compromiso individual y grupal debe estar orientando a la filosofía del cumplimiento legal o el compliance, ya que el éxito operativo, en esta ocasión, no depende únicamente del nivel de involucramiento de los miembros del departamento, sino del grado de conciencia legal aplicado en las actividades y procesos.
  • Cometer errores es una característica natural del proceso de aprendizaje, pero, y debo hacer énfasis en esto, es muy importante tener presente que la mayoría de las omisiones tipificadas en los ordenamientos legales, se sancionan con multas administrativas, la imposición de créditos fiscales y en el peor de los casos, con la suspensión temporal o definitiva de los privilegios de importación y exportación de la empresa.

2-Para mejorar, debemos entender las tres etapas del análisis estratégico de un departamento, conocidas también como el estado y condiciones, las cuales sirven para evaluar la realidad que se vive y entender lo que se debe hacer para llegar al punto donde se quiere estar.

  • La primera etapa o condición actual, nos ayuda a entender dónde estamos como departamento y qué acciones debemos llevar a cabo para brincar la barrera llamada “no hacer las cosas bien desde el principio”. Para ello, debemos realizar una evaluación general del proceso y de los recursos, para que nos ayude a detectar las áreas de oportunidad, y una vez obtenidos los resultados, se deben acordar y promover los cambios necesarios para migrar al siguiente nivel.
  • La segunda etapa o condición optima, nos ayuda a identificar si tuvimos éxito al brincar la barrera llamada “no hacer las cosas bien desde un principio” y para ello, se necesita evaluar el resultado de los cambios establecidos en la etapa anterior, monitorear el desempeño de las áreas de oportunidad que necesitan atención, buscar exceder las expectativas originales y promover nuevos cambios para migrar al siguiente nivel. En esta etapa o nivel, es muy fácil quedarse estancado en el ciclo del conformismo, si el líder del departamento no tiene la visión correcta; la idea no es llegar hasta aquí pensando que las cosas ya se hacen del todo bien.
  • La tercera etapa o condición de excelencia, requiere de un nivel de compromiso y profesionalismo muy superior al alcanzado en las etapas anteriores, debemos estar conscientes que el esfuerzo final demanda elevar el nivel de conciencia en todos los elementos del departamento. Por eso, es crucial mantener los niveles alcanzados para no retroceder involuntariamente, buscando nuevas áreas de oportunidad donde se puedan afinar detalles más específicos que nos permitan seguir evolucionando.

3-Se le denomina áreas sensitivas del departamento, a los tres elementos críticos de la operación que deben estar siempre bajo constante vigilancia y observación. De ellos depende el nivel de seguridad del proceso y, sobre todo, el nivel de riesgo ante la eventual facultad de comprobación por parte de la autoridad competente.

  1. El primer elemento comprende las herramientas de cómputo en las que nos podemos apoyar para manejar y administrar correctamente los requerimientos de información establecidos en la normatividad vigente:
  • El anexo 24 o control de inventarios, cuya esencia es de carácter aduanera, se basa específicamente en la correcta administración de los movimientos de mercancías realizados al amparo del programa IMMEX.
  • El anexo 31 o control de cuentas de créditos y garantías, que a diferencia del anexo 24, es de esencia fiscal y se enfoca en la correcta administración y manejo del crédito otorgado a la empresa, en relación con el pago del impuesto al valor agregado.
  1. El segundo elemento se refiere a la forma en que el departamento mantiene el control sobre los documentos aduanales, los cuales fueron utilizados para el despacho de las mercancías, ya que existe la obligación legal de mantenerlos disponibles y en el domicilio fiscal de la empresa.
  2. El tercer elemento representa la columna vertebral del departamento, son los recursos humanos necesarios para llevar a cabo la ejecución, coordinación, administración y el control de las operaciones de comercio exterior de la empresa.

Herramientas de cómputo.

En el nivel óptimo, todos los catálogos del sistema que administra el control de inventarios están actualizados y al día, es decir, la base de datos contiene información correcta y veraz, por lo tanto, cualquier consulta que se haga arroja información precisa y permite tomar decisiones acertadas. Ahora veamos algunos puntos importantes que debemos considerar para evitar errores:

  1. Estar al pendiente de los cambios de ingeniería, ya que estos son la principal causa que afecta a los billetes de materiales y que genera saldos negativos o positivos en el inventario virtual.
  2. Registrar oportunamente todas las operaciones de importación y exportación, ya que son necesarias para generar los descargos correspondientes y mantener un nivel de inventario virtual correcto.
  3. Comparar el inventario virtual contra el inventario físico, esto nos permite determinar variaciones generadas por discrepancias en los documentos aduanales o errores de captura al momento de recibir físicamente las mercancías.
  4. Comparar el inventario virtual contra la información que tiene SAT, ya que también, la autoridad puede cometer errores.

Es importante tener en consideración que, si el sistema de anexo 24 también maneja la información del anexo 31, como en la actualidad se hace por conveniencia administrativa, y no se administra correctamente, se pueden generar cargos incorrectos al crédito sobre el IVA, por eso la urgencia de mantener sanas las bases de datos y eliminar cualquier basura que contamine la información.

En el nivel actual o de diagnóstico, nos encontramos generalmente con una serie de indicadores que nos muestran claramente que no estamos haciendo las cosas bien, vamos a listarlos para entender un poco más:

  1. Se tienen saldos vencidos y saldos abiertos, es decir, inventario que excedió el plazo de la temporalidad o en un segundo término, no se consumió por no estar listado en un billete de materiales.
  2. Los niveles del inventario virtual no son correctos, esto se genera cuando no se registran puntualmente las operaciones de importación y exportación, y el daño colateral por estas omisiones son cargos y abonos incorrectos o desfazados.
  3. Tener inventario físico sin documentación aduanera, es decir, mercancía excedente que no se declaró en los documentos aduanales y no se corroboro al momento de recibirla físicamente.
  4. Tener documentación aduanera sin inventario físico, es decir, mercancía faltante que se declaró en los documentos aduanales y no se corroboro al momento de recibirla físicamente.
  5. Y en relación con el anexo 31, el inventario inicial registrado ante el SAT contiene información incorrecta, al igual que los movimientos de cargo o abono que afectan al crédito del IVA.

Cuáles son las acciones correctivas que debemos llevar a cabo para reflejar la información correcta, vamos a listarlas:

  1. Reconciliación de saldos, que es la simulación más allegada a la realidad, de lo que debió haber sucedido si hubiéramos llevado un control adecuado en las operaciones de comercio exterior.
  2. Cambios de régimen y regularizaciones, el primero es para quitarnos la carga fiscal sobre las mercancías faltantes y el segundo, para auto declarar a la autoridad las mercancías excedentes.
  3. En relación con el anexo 31, debemos corregir el inventario inicial declarado ante el SAT para incrementarlo o reducirlo, lo cual no es muy sencillo y, rectificar los montos en los reportes mensuales o bimestrales.
  4. Realizar auditorías mensuales o bimestrales, para monitorear los procesos y verificar la certeza de la información generada para cumplir con los requerimientos legales.
  5. Llevar a cabo entrenamientos específicos según las debilidades detectadas; promover la capacitación continua a todo el personal del departamento y validar su conocimiento mediante evaluaciones de temas generales.

La suma de estas acciones nos mantendrá en un nivel óptimo de seguridad, ante una eventual visita domiciliaria, que es una de las facultades de comprobación por parte de la autoridad aduanera.

Documentos aduanales.

Con la entrada en vigor del SAE (sistema electrónico aduanero), ahora la documentación aduanera, tanto el pedimento como los demás documentos de soporte se transmiten en un formato electrónico – digital, pero esta nueva modalidad, no exime la posible responsabilidad de mantener un archivo físico con los documentos originales en caso de ser requeridos por la autoridad aduanera a través de las facultades de comprobación. Por eso, más vale ser precavidos y evitar cualquier situación que nos llegue a comprometer legalmente, de forma voluntaria o involuntaria, por no contar con algún documento.

En el nivel óptimo, y siguiendo la política de mejores prácticas, se cuenta con los archivos en formato electrónico, así como en papel, es decir, completos con todos sus elementos de soporte y corroborados con los reportes del agente aduanal y de la autoridad aduanera.

En el nivel actual o de diagnóstico, de nueva cuenta, nos encontramos generalmente con una serie de indicadores que nos muestran claramente que no estamos haciendo las cosas bien, vamos a listarlos para entender un poco más:

  1. Pedimentos sin documentación de soporte, esto se presenta cuando no se tiene el cuidado de resguardar los archivos de los documentos electrónicos o las copias físicas de los mismos.
  2. Pedimentos sin documentación valida o vigente, es decir, cuando los anexos no corresponden a las mercancías amparadas en los pedimentos, son apócrifos o están fuera de vigencia.
  3. Pedimentos con datos incorrectos o inexactos, existen ocasiones donde la revisión de los pedimentos y documentos de soporte se encuentra en un nivel de relajación o no se le brinda la importancia requerida, lo que permite que los errores de captura no sean detectados oportunamente.

Cuáles son las acciones correctivas que debemos llevar a cabo para subsanar la información en los pedimentos, vamos a listarlas:

  1. Rectificar los pedimentos, este mecanismo legal permite corregir información antes y después del despacho de las mercancías, pero, y hago énfasis en ello, no todos los campos del pedimento se pueden modificar una vez activado el módulo de selección automatizado en la aduana de despacho.
  2. Exactitud del archivo electrónico y físico, se deben realizar auditorías periódicas para detectar que documentos hacen falta, en ambos formatos, y buscar complementarlos a la brevedad posible.

De nueva cuenta, la suma de estas acciones nos mantiene en un nivel óptimo de seguridad ante una eventual visita domiciliaria, que es una de las facultades de comprobación por parte de la autoridad aduanera.

A reserva de lo que opinan algunos expertos en la materia, mi recomendación es mantener un archivo físico y uno electrónico, organizados secuencialmente por clave de pedimento, numero de pedimento y fecha de pedimento, y mantenerlos sincronizados para evitar discrepancias entre ambos.

BG Group | Comercio Exterior, Cumplimiento, Asesoria Legal, Importaciones Exportaciones

Personal operativo.

Debemos visualizar a los miembros del departamento como elementos multifuncionales, que dominen todas las tareas y actividades que se realizan dentro y fuera del departamento. El nivel de profesionalismo y compromiso ya no residen exclusivamente en las operaciones que se llevan a cabo dentro del entorno de la empresa, ahora es un contexto global, donde el trabajo en equipo y la cultura de la responsabilidad, son los aspectos principales de un departamento de comercio exterior exitoso.

En el nivel óptimo, el líder del departamento tiene definidas las metas y objetivos individuales y grupales, así como los métricos y parámetros necesarios para administrar correctamente los procesos y al personal, entre ellos podemos listar los siguientes:

  1. Existe un organigrama definido del departamento, el cual está alineado con la visión organizacional de la empresa.
  2. Se cuenta con los perfiles de puesto donde se enlistas las responsabilidades específicas para cada posición.
  3. Las cargas de trabajo están administradas por las jornadas laborales, donde los métricos y las evaluaciones determinan la efectividad de las tareas y no el volumen de estas.
  4. El nivel de educación es óptimo en todos los elementos de departamento y cumple con lo establecido en los perfiles de puesto.
  5. Se promueve la educación continua, mediante la capacitación constante, interna o externa.

En el nivel actual o de diagnóstico, volvemos a encontrar indicadores que denotan las siguientes fallas administrativas:

  1. El personal no cuenta con el nivel de conocimiento y experiencia optimo que se requiere para realizar sus actividades.
  2. Existe personal especializado en tareas muy específicas, es decir, hacen lo que saben o en el peor de los casos, lo que han venido haciendo, porque así los enseñaron.
  3. Tenemos personal reactivo, que no está comprometido y, en consecuencia, están por debajo de la línea de la proactividad.

Cuáles son las acciones correctivas que se deben realizar para sacar el máximo provecho y aumentar el potencial individual de cada elemento, vamos a listarlas:

  1. Se debe establecer un esquema de entrenamiento cruzado para formar elementos multifuncionales.
  2. Se deben elaborar e implementar procedimientos y manuales de operación, para definir y reforzar las actividades.
  3. Se debe implementar un plan de acción efectivo, para administrar los recursos humanos y tecnológicos.
  4. Se deben orientar los esfuerzos grupales hacia una operación esbelta y estable, es decir, hacer más con menos, pero siendo 100% eficientes.
  5. Las acciones claves, para lograr buenos resultados, se basan en la capacidad racional que tenemos para entender nuestra situación actual y poder asimilar la realidad a la que nos enfrentamos. Por eso, el primer paso para resolver un problema es aceptar que tenemos uno, ante esta afirmación, es necesario llevar a cabo lo siguiente:
  1. Debemos ser autocríticos y aceptar el resultado del diagnóstico, entender que la rendición de cuentas y la confrontación objetiva, son parte fundamental del crecimiento profesional y del cambio de mentalidad requeridos para corregir las condiciones actuales.
  2. Para ello, debemos concluir las tareas pendientes, realizar acciones correctivas, alinear al personal y comprometerse a cumplir con las fechas resolutivas. De nada sirve tomar acuerdos individuales y grupales, si no hay revisión continua y seguimiento.
  3. Las conclusiones son muy sencillas, pero dependen en gran parte del nivel de conciencia de cada uno:
  • Entender que el cumplimiento legal es un esfuerzo en equipo y una responsabilidad conjunta.
  • Aceptar que la mayoría de los errores se origina por la ignorancia y la negligencia.
  • Y como digo y sostengo, “Puedes correr temporalmente de la ley…, pero nunca podrás esconderte de la responsabilidad legal”.
Edgardo Romero

Edgardo Romero

Socio Fundador | BG Group®