Una de las principales competencias de la Autoridad Aduanera en las operaciones de comercio exterior es el control del despacho de las mercancías, es decir, que de conformidad con lo que establece el artículo 35 de la Ley Aduanera, nos referimos en forma muy general al conjunto de actos y formalidades que deben cumplir, ante la aduana, quienes realizan operaciones de importación o exportación, incluida la propia autoridad aduanera.
¿Pero qué es el control de la aduana en el despacho?
Podemos resumir que son todas aquellas medidas de fiscalización y operación contenidas en los ordenamientos aplicables en materia aduanera para, en primera instancia, asegurar el cumplimiento de las leyes y reglamentos y, en segunda instancia, se responsabilice a la aduana de su correcta aplicación y estricta vigilancia dentro de su esfera de competencia. En otras palabras, es el ejercicio práctico de sus facultades de comprobación, las cuales están expresamente contenidas en el artículo 144 de la Ley Aduanera, así como en los demás ordenamientos supletorios, como lo establece el artículo 1, segundo párrafo, de la citada ley.
El control de la aduana en el despacho se clasifica en tres momentos:
- Aplicación de la ley.
- Control previo, antes de entrar al recinto fiscal.
- Control inmediato, durante el despacho de las mercancías.
- Control a posteriori, después del despacho de las mercancías.
- Control permanente, como parte de sus facultades de comprobación.
- Por el régimen aduanero.
- Control de importaciones y exportaciones.
- Tratamiento legal que le corresponde a las mercancías.
- Según el tipo de obligación.
- Tributarias, por el pago de contribuciones al comercio exterior.
- Administrativas, por el cumplimiento de barreras no arancelarias.
Ahora bien, quienes importan o exportan mercancías, en cualquiera de los regímenes aduaneros citados en el artículo 90 de la Ley Aduanera, deben entender la importancia de este tema y considerarlo como una directriz dentro de sus políticas de cumplimiento legal (compliance en inglés), ya que la inobservancia por acción o acción por omisión, cuyo sinónimo es “negligencia e ignorancia”, son las causas de mayor incidencia en la comisión de infracciones en materia aduanera.
Como lo mencionamos en publicaciones anteriores, hablar del cumplimiento legal implica dos posturas centrales, la primera, se refiere a observar los ordenamientos legales al pie de la letra y, la segunda, entender que debemos hacer las cosas bien desde un principio. Para lograr este nivel de control operativo debemos, como doctrina administrativa, establecer una estrategia de aseguramiento en la calidad de los diversos procesos que realizamos, basada en el conocimiento de las leyes y en la disciplina del personal que desarrolla dichas funciones.
Un modelo efectivo de control se basa en los siguientes puntos:
- Previo al despacho, aquí nos debemos concentrar en el punto de recibo de las mercancías que serán importadas o exportadas. En la importación, generalmente dependemos de una locación remota donde podemos tener empleados de la misma empresa o en su defecto, socios comerciales especializados en el manejo de mercancías y procesos logísticos; la clave del éxito reside en la metodología para administrar las operaciones y el manejo de la responsabilidad de todos los que en ella participan. Además, debemos elaborar procedimientos operativos, llevar a cabo capacitaciones en temas aduaneros, establecer filtros de revisión para las mercancías y los documentos aduanales, auditar periódicamente los procesos para detectar áreas de oportunidad y mejora y, en particular, sanciones a quienes no respeten lo establecido por la empresa. En la exportación, sin dejar a un lado su importancia, adoptamos las mismas consideraciones descritas para la importación, solo que, en este caso, la mayoría de las empresas llevan a cabo este proceso en sus propias instalaciones y con su personal, lo que en teoría facilita el control general del proceso.
- Posterior al despacho, aquí nos debemos concentrar en las acciones que debemos llevar a cabo una vez que el despacho de las mercancías se ha concretado. Nuestro enfoque se concentra, por lógica de estrategia, en las operaciones donde el resultado del mecanismo de selección automatizada determinó desaduanamiento libre, ya que es bastante común que algunas empresas, en la mayoría de estos casos, no prestan la atención requerida y asuman que no hay errores en la documentación aduanera y en los sistemas automatizados para el control de las operaciones de comercio exterior. Al igual que en el punto anterior, la clave del éxito reside en la metodología para administrar las operaciones y el manejo de la responsabilidad de todos los que en ella participan, pero ahora, en esta etapa, las auditorías a la información y documentos aduanales son de carácter prioritario. Siguiendo la ley de Murphy, no podemos esperar resultados diferentes si nuestro proceso comienza mal o tiene vicios operativos, es decir, si en la importación o en la exportación no hacemos las cosas bien desde un principio.
- Debemos contratar a proveedores logísticos que estén alineados con las políticas de seguridad y control de riesgo en la cadena de suministros de la empresa, ya que, con esto, se cuenta con mayor certeza en las actividades que no son administradas directamente por la propia empresa.
- Contar con el soporte de una firma especializada en materia de comercio exterior, ya sea para aclarar dudas, reafirmar criterios o proponer mejoras relacionadas con el cumplimiento legal, el anexo 24 y 31, entre otros temas importantes. Siempre es conveniente tener una segunda opinión o una óptica distinta a la nuestra, en ocasiones, la misma rutina diaria puede llegar a generar una ceguera operativa.
Históricamente, muchas empresas minimizan el papel que jugaba el departamento de comercio exterior, sobre todo, en aquellas que operan bajo un programa IMMEX; se interpretaba como el cruce fronterizo de materias primas y productos terminados exclusivamente, sin entender el verdadero impacto legal que representa dicho proceso. Generalmente sólo se prestaba atención cuando los materiales no cruzaban a tiempo y esto generaba un impacto directo al proceso de manufactura o cuando los productos terminados no llegaban a los clientes en la fecha acordada.
En la actualidad, y derivado en gran medida de la evolución del sistema aduanero mexicano, nos encontramos ante la necesidad de contar con profesionales del comercio exterior que estén a cargo de una responsabilidad igual de importante que cualquier otra que se lleva a cabo en la empresa; no perdamos de vista que, en el caso de las empresas IMMEX, si no se llevan a cabo las operaciones de importación y exportación, se extingue el objeto jurídico por el cual se obtuvo dicho programa de fomento a las exportaciones.
