¿Qué es el inventario físico?

El inventario físico es el conteo manual de todas las existencias de una empresa, considerando los insumos, productos en proceso, bienes finales, entre otros.

Objetivo del inventario físico.

Realizar un cruce de información entre el inventario físico y el inventario disponible en el sistema de control de inventarios de la empresa (Anexo 24), que permite dar certidumbre, mejor control de las importaciones y una mayor efectividad en las descargas.

Beneficios del inventario físico.

  • Identificar discrepancias o diferencias en el inventario.
  • Comprobar visualmente que el material esté en buen estado.
  • Confirmar la rotación de los productos.
  • Revela las pérdidas por productos en mal estado.
  • Reorganizar el acomodo de los materiales en almacén con mayor movimiento.

¿Cómo integrar correctamente un inventario físico?

Antes de realizar el conteo físico, se debe tener en consideración los datos básicos que deben incluirse en el formato de inventario, enseguida se enlistan los más comunes;

  1. Número de parte: código o número de parte con el que se generó la entrada.
  2. Código – Ítem: Código o número de parte de cómo se identifica en producción o almacén.
  3. Unidad de medida: Unidad de medida declarada en Anexo 24
  4. Descripción: Descripción detallada conforme a la entrada en Anexo 24
  5. Cantidad: Cantidad de acuerdo con la unidad de medida registrada en Anexo 24
  6. Área: Registrar el área donde se ubicó el material, en caso de aclaraciones.
  7. Comentarios: este campo nos permitirá agregar información relevante que debemos recordar.

Recomendaciones.

  • Dar prioridad a materiales importados temporalmente
  • Personal especializado
  • Atender las diferencias o anomalías que refleje el inventario
  • Validaciones de unidades de medida y factores de conversión 
  • Establecer fechas calendario en el que deberá levantarse el inventario.
  • Llevar a cabo un sistema de marcado para evitar errores
  • Análisis de días específicos para evitar entorpecer la producción.

Integración del Inventario físico vs Anexo 24

Al iniciar con el levantamiento de inventario físico, es importante seguir las recomendaciones previas, debe registrar la cantidad exacta en los siguientes materiales;

  • Material importado temporalmente en almacén
  • Material que se encuentre en proceso de producción.
  • Material que se encuentre en proceso de scrap
  • Identificar material definitivo y compras nacionales, para descartarlos o definir si se incluyen en el conteo
  • Producto terminado pendiente de exportar
  • Subensambles WIP

Vaciar en el sistema de Anexo 24 las cantidades contabilizadas en almacén, en piso, stock de materias primas y stock de productos terminados.

Realizar cruce de información de las entradas registradas en Anexo 24, es decir comparar saldos abiertos vs saldos físicos pendientes de retorno de manera automatizada, se recomienda correr un proceso de descargo por método UEPS.

El resultado de este cruce de información arrojará como resultado saldos negativos o positivos que deben ser analizados, ya que en muchas ocasiones los saldos positivos hacen referencia a exportaciones pendientes de aplicar descargas, los saldos negativos pueden hacer referencias a sobrantes.

El resultado de los análisis aplicados puede generar variaciones, por ejemplo;

  1. Sobrantes o faltantes no declarados
  2. Merma o desperdicio no registrado
  3. Robo
  4. Error en unidades de medida o factores de conversión
  5. Anomalías en la administración de Anexo 24
  6. Discrepancias en el levantamiento físico
  7. No se tienen bien identificadas las importaciones definitivas, compras nacionales, cambios de régimen o regularizaciones.
  8. Errores en las aplicaciones de descargas

Una vez que se conocen los resultados y corrigen las anomalías, los datos serán más confiables, las descargas serán más efectivas y se podrán tomar resultados de manera más acertada.